Yhdessä, vaikka etänä!
16.3.2020
Vinkkejä kokoustamiseen ja yhteydenpitoon etänä.
Yhdistystoiminta perustuu yhteiseen tekemiseen ja yhdessäoloon. Nyt kun maailmalla ja Suomessa on Koronavirus COVID-19 -tilanne päällä, on yhdessäolo mietittävä tarkkaan.
Koronavirus vaikuttaa myös yhdistysten toimintaan kevään aikana. Erilaiset harrasteryhmät, tapahtumat ja muut kokoontumiset on jouduttu perumaan toistaiseksi. Vaikka kasvokkain ei päästä näkemään, on olemassa monta erilaista sähköistä työkalua, esimerkiksi yhdistyksen kokouksen järjestämiseen.
Tiesitkö, että voittoa tavoittelemattomat yhdistykset ja järjestöt voivat saada käyttöön ilmaisia työkaluja ilman, että niihin tarvitsee panostaa suuria summia rahaa?
Tässä Leader Pirkanmaan -viestintähankkeen vinkkilista. Kokeile rohkeasti ja löydä omalle yhdistyksellä sopiva työkalu!
TechSoup Suomi
TechSoup on voittoa tavoittelematon organisaatio, jonka kautta kansalaisjärjestöt ja säätiöt voivat saada laadukkaita IT-ohjelmistoja lahjoituksina.
Google for Nonprofits
Työkaluja yhteistyön ja koordinoinnin helpottamiseen. G Suite järjestöille antaa mahdollisuuden käyttää G Suite Basicia maksutta omalla verkkotunnuksellasi. Yhteistyötä tehdään käyttämällä yrityssovelluksia, Gmail, Docs, Kalenteri, Drive ja Hangouts Meet.
Jotta saat G Suite -tilin käyttöösi, on sinun tehtävä Google järjestöille tilipyyntö
https://www.google.com/intl/fi/nonprofits/
Kun Google on varmistanut organisaatiosi kelpoisuuden, voi se jälkeen aktivoida tarpeelliset Googlen tuotteet.
Tässä muutamia etäkokoustyökaluja:
Google Hangouts
Hangouts on Googlen palveluihin kuuluva sovellus videopuheluita ja chat-keskusteluita varten. Palveluun voi kirjautua Google-tunnuksilla. Se on ilmainen pikaviesti- ja videopuhelusovellus. Jos näytön jako ei toimi niin lataa Google Video Support Plugin. Lataamalla lisäosan saat jaettua oman näyttösi myös muille osallistujille!
Huom! Google aikoo korvata sovelluksen 2020 aikana Google Hangouts Meet-sovelluksella.
Google Hangouts Meet
Hangouts Meet pikaviesti- ja videopuhelusovellus. Se on samankaltainen tuote kuin Hangouts, joka on suunnattu yleiseen käyttöön. Siihen ei tarvitse kirjautua tai rekisteröityä - kutsu riittää. Meet tukee videoneuvotteluja, joiden osallistujamäärä yli 30 henkilöön.
Huom! Meet vaatii G Suite -tilin, jonka yhdistys saa käyttöön hakemalla Google for Nonprofits.
https://gsuite.google.fi/intl/fi/products/meet/
Skype
Skype sopii hyvin pienille yhdistyksille. Videokokouksiin voi osallistua enintään 20 jäsentä. Se on maksuton, ellei halua ostaa saldoa, jolla voi soittaa lanka- ja matkapuhelimiin.
Skypen voi ladata sovelluksena tietokoneelle, tablet-laitteelle, älypuhelimeen, Xboxiin ja älykelloon tai sitä voi käyttää selaimessa. Skypeen on luotava omat tunnukset.
Kurkkaa Skypen ominaisuudet tästä:
https://www.skype.com/fi/features/
Zoom
Zoom on verkkokokoustyökalu, jonka perusversiota voi käyttää ilmaiseksi.
Kutsu tapaamiseen lähetetään, joko linkin avulla tai tapaamisen pääsee numerokoodilla. Tulevan on-line tapaamisen voi ajastaa Zoomin sivustolla ja lisätä merkinnäksi Google-, Outlook- tai Yahoo-kalenteriin.
WhatsApp on saatavilla puhelimiin ympäri maailman. WhatsAppilla voit lähettää viestejä ja puhua puheluita videolla tai ilman. Ryhmäpuhelun voi perustaa soittamalla tavallisesti ääni- tai videopuhelun yhdelle henkilölle. Sen jälkeen puheluun voi lisätä uusia jäseniä ruudun oikeasta ylänurkasta löytyvän ”add participant”-toiminnon avulla.
Työkaluja yhteisölliseen työskentelyyn:
Microsoft Teams
Teamsilla voit keskustella, järjestää kokouksia, soittaa puheluita ja tehdä yhteistyötä yhdessä samassa paikassa. Teamsin ilmainen versio tarjoaa melkein samat ominaisuudet kuin maksullinen versiokin. Chat-palvelu, ääni- ja videopuhelu sekä kaksi gigatavua ilmaista tallennustilaa henkilöä, tai 10 gigatavua työryhmää kohden.
https://products.office.com/fi-fi/microsoft-teams/free
Slack
Slack on pilvipohjainen eli selainkäyttöinen väline ryhmätyöhön ja sisäiseen viestintään. Slackia voi käyttää verkkoselaimessa, työpöytäsovelluksena tietokoneella tai ladattavana sovelluksena puhelimessa. Erityisesti Slackia käytetään keskusteluun sähköpostin asemasta.
Vinkit kokosi Johanna Veijanen, Pirkanmaan Leader-ryhmien tiedottaja