Pirkan Helmi ry - Haavistontie 1 - 37910 KYLMÄKOSKI - www.pirkanhelmi.fi - toimisto(at)pirkanhelmi.fi

 
   
     
  dot3.gifHANKESUUNNITELMA    
Etusivu
Pirkan Helmi ry
Helmenkalastus-
kehittämisohjelma
2007-2013
Leader-rahoitus
Rahoituksen hakeminen
Hankkeen valmistelu
Hankesuunnitelma
Hankkeen hakijan velvollisuudet
Päätöksenteko
Hankkeen toteuttaminen
Omat hankkeet
Pirkan helmiä
Arkisto
Materiaalipankki
Yhteystiedot
In English



Euroopan maaseudun kehittämisen maatalousrahasto: Eurooppa investoi maaseutualueisiin

Design: RN

 

 
Hankesuunnitelma on hankkeen tärkeimpiä asiakirjoja. Siitä tulee selvitä koko hankkeen kulku mahdollisimman tarkasti ja hyväksyttyä hankesuunnitelmaa tulee noudattaa. Suunnitelmassa esitetyt toimenpiteet on myös pyrittävä toteuttamaan.

Hankesuunnitelma on vapaamuotoinen, mutta siitä tai sen liitteistä tulee selvitä ainakin seuraavat seikat:
 
1)

 selvitys hakijan toiminnasta, hakijan organisaatiosta ja taloudellisesta tilanteesta sekä hankkeen toteuttamiseen käytettävistä henkilö- ja muista voimavaroista;
2) hankkeen eritelty sisältö, tavoitteet ja kohderyhmä;
3)

 hankkeen yksilöity toteutustapa ja -aika sekä mahdollinen maaseudun kehittämislain mukainen tuen siirtäminen;
4)

 hankkeen toteuttamiseen osallistuvat tahot, toteutus- ja rahoitusvastuut ja mahdolliset sopimusjärjestelyt;
5)

 hankkeen kustannusarvio kustannuserittelyineen ja rahoitussuunnitelma mukaan lukien hankkeen tulot;
6) hankkeen etenemisestä ja sen tuloksista tiedottaminen ja raportointi.


Rakentamista koskevaan hakemukseen on hankesuunnitelman lisäksi liitettävä suunnitelma, jonka on sisällettävä:

7) pääpiirustukset;
8)
 rakenne, LVI-, sähkö- ja muut vastaavat erikoissuunnitelmat, joilla on erityistä merkitystä arvioitaessa hankkeen hyväksyttäviä kustannuksia;
9) rakennusselostus;
10) rakennusselostukseen perustuva kustannusarvio tai -laskelma.
 
Rakentamista koskevan suunnitelman yksityiskohtaisuus ja laajuus tulee olla asianmukaisessa suhteessa hankkeen laajuuteen ja kokonaiskustannuksiin.
            

Seuraavassa taustoitetaan pääkohdittain niitä asioita, joita tulee huomioida hankesuunnitelmaa tehtäessä:

1.

 Selvitys hakijan toiminnasta, hakijan organisaatiosta ja taloudellisesta tilanteesta sekä hankkeen toteuttamiseen käytettävistä henkilö- ja muista voimavaroista

*


 Selvitys hankkeen hakijatahosta ja hakijan toiminnasta, eli siitä, millainen taho hanketta hakee ja mitä se perustoimintonaan tekee. Tätä varten hankehakemukseen liitetään mm. yhdistyksen säännöt.
*







 Hakijan taloudellinen tilanne voidaan selvittää tilinpäätöstiedoilla ja tarvittaessa kassavirtalaskelmilla. Koska tuki maksetaan jälkikäteen toteutuneiden kustannusten perusteella, tulee hakijalla olla riittävä maksuvalmius jonka turvin maksuista selvitään. Hakemuksessa tulisi selvittää hankkeen toteuttajan maksuvalmiutta ja hankkeen toteutusta siinä tapauksessa, että rahoitus ei toteudu haetussa muodossa, sekä selvittää miten hankkeen rahoitus hoidetaan hankkeen aikana kun tuki maksetaan jälkikäteen toteutuneita kustannuksia vastaan. Lisäksi tarvitaan selvitys siitä, miten kustannukset katetaan siinä tapauksessa että tuki ei kata kokonaan tuettavan toimenpiteen kustannuksia.
*












 Selvitys hankkeen toteuttamiseen käytettävistä henkilö- ja muista voimavaroista. Tässä kuvataan millaisin henkilöstöresurssein hanketta toteutetaan, mitä tehtäviä henkilöt hankkeessa tekevät ja mikä on heidän osaamisensa. Hankkeen johtaja / vastuuhenkilö vastaa hankekokonaisuudesta. Hänellä on yleensä yhteisössä nimenkirjoitusoikeus. Hänelle lähetetään hanketta koskevat asiakirjat ja hän vastaa sekä sisäisestä tiedon kulusta että yhteyksistä toimintaryhmään, ELY-keskukseen ja muihin hankkeen toiminnassa mukana oleviin tahoihin. Hankkeen johtaja vastaa aina hankkeen hallinnosta. Tämä edellyttää asiaan perehtymistä, mikä on syytä ottaa huomioon hankkeen johtajaa valittaessa. Hankkeen vetäjien/ yhteyshenkilöiden on myös varattava aikaa hankehallinnon hoitamiseen. Vetäjät toteuttavat käytännössä hanketta ja raportointia, josta kuitenkin vastaa hankkeen johtaja. Vetäjät toimivat myös yhteyshenkilöinä hankkeen sidosryhmiin ja hoitavat käytännössä yhteydenpitoa myös toimintaryhmään tai ELY-keskukseen. Vetäjiä voi olla yksi tai useampia hankkeen luonteesta riippuen.


2.
 Hankkeen eritelty sisältö, tavoitteet ja kohderyhmä
  
Tässä kuvataan hankkeen keskeiset tavoitteet, suunnitellut toimenpiteet ja hankkeen kohderyhmä.

*



 Lähtötilannetta ja sisältöä arvioitaessa tulisi miettiä vastauksia seuraaviin kysymyksiin; Mitä tehdään, miksi, milloin, miten ja missä, kuka tekee ja millä resursseilla? Mikä on hankkeen idea, tarpeellisuus, tavoitteet, mahdollisesti eteen tulevat ongelmat ja miten niistä selvitään. Mitä lisäarvoa hankkeella tavoitellaan, eli mitä uutta se tuo mukanaan!
* Nimi kannattaa olla lyhyt ja hanketta kuvaava
* Tavoitteiden tulee olla realistisia ja tulosten näytettävissä olevia hankkeen päätyttyä.
*
 Hankkeen kohderyhmän kannalta tulisi miettiä, kenelle hanke on suunnattu, ketkä ovat hyödynsaajia
*

 Missä hankkeen toiminta tapahtuu, mikä on hankkeen toiminta-alue. Hankkeissa toimenpiteiden on kohdistuttava hankkeen toimialueelle.


3.
 Hankkeen yksilöity toteutustapa ja -aika

Tässä kuvataan yksityiskohtaisesti, miten hankkeen toimenpiteitä toteutetaan ja milloin. On huomioitava, että hankkeella ei voida rahoittaa hakijatahon lakisääteistä tai normaalia toimintaa.

*





 Hankkeen toteutusaika voi maksimissaan olla kolme vuotta, erityisestä syystä enintään viisi vuotta. On suositeltavaa varata hankkeen loppuun kuukausi tai kaksi hallinnollisten tehtävien loppuun saattamiseksi. Hankkeen varsinainen toiminta siis loppuu, mutta hankeaika jatkuu jotta kaikki laskut (esim. työnantajakulut ja vakuutukset) ja loppuraportointi ehditään hoitaa ajallaan. Ennen hankkeen vireille tuloa hankkeen toimenpiteitä ei voida aloittaa, muutoin tukea ei myönnetä lainkaan (poikkeuksena rakentamisen suunnittelun kustannukset).
*
 Tukea voidaan osaksi siirtää toiselle käytettäväksi tuettavan toimenpiteen toteuttamista varten.


4.

 Hankkeen toteuttamiseen osallistuvat tahot, toteutus- ja rahoitusvastuut ja mahdolliset sopimusjärjestelyt

* Ketkä ovat hanketoimintaan osallistuvat tahot
*

 Miten hankkeen toteuttamiseen osallistuvien tahojen välillä sovitaan toteutus- ja rahoitusvastuut
*

 Hanketta toteuttavien osapuolten väliset vastuut ja velvollisuudet on syytä kirjata toimijoiden välillä tehtävään kirjalliseen sopimukseen.

      
5.

 Hankkeen kustannusarvio kustannuserittelyineen ja rahoitussuunnitelma mukaan lukien hankkeen tulot
     
Kustannusarvio
Hankesuunnitelmassa kustannusarvio eritellään hakulomaketta yksityiskohtaisemmin. Huomioitavia asioita ovat:

*





 Kustannusarvio laaditaan hankesuunnitelmaan vuosittain. Alkuperäinen suunnitelma on syytä laatia mahdollisimman realistiseksi, vaikka toteuttajan on mahdollista muuttaa myöhemmin muutoshakemuksella kustannusarviota kokonaisbudjetin säilyessä ennallaan. On huomattava, että muutoshakemus on toimitettava toimintaryhmään ennen kuin suunniteltu muutos toteutuu. Kustannusarviota ei voi nostaa jälkikäteen, mutta sen pienentäminen on mahdollista.
*


 Miten hoidetaan hankkeen toteutuksen aikainen rahoitus, kun maksatus tulee jälkikäteen. Kaikkien hanketta koskevien kulujen tulee olla hankkeen hakijatahon maksamia ja sen kirjanpidossa näkyviä sekä hankkeen toteutusaikana maksettuja.
* Mistä kertyy yksityinen rahoitusosuus
*
 Kustannusten laskentaperusteet on käytävä selkeästi ilmi, esim. kuukausipalkan taso, matkakustannusten erittely jne.
*




 Yleiskulujen (hakijaorganisaation sisäisten kustannusten) kohdentaminen hankkeelle tulee perustua hankkeesta johtuviin ylimääräisiin ja todellisiin kustannuksiin. Mukana on oltava selvitys yleiskulujen jakoperusteista ja todelliset maksusuoritukset tulee olla todennettavissa. Laskennallinen prosentuaalinen arvio yleiskulujen suuruudesta ei ole tukikelpoinen vaikka se olisi miten kohtuullinen tahansa.
*


 Mahdolliset ulkomaanmatkat tulee olla mainittuna hankesuunnitelmassa ja kustannusten tulee sisältyä eriteltynä kustannusarvioon. Ulkomaanmatkat hyväksytään vain erityisen perustelluista syistä.


Kustannuspaikat

Kustannuspaikkakohtaisia raportointilomakkeita (tuntikirjanpito, työpäiväkirja, selvitys hintatasosta, kotimaan ja ulkomaan matkalasku, kustannusten jakoperusteet) löytyy hankkeiden maksatushakemuksen liitelomakkeista. Mieti jo suunnitelman laatimisvaiheessa, miten hankkeen kustannusseuranta ja rahoitusseuranta järjestetään. Hyvä kirjanpitäjä on tässä asiassa arvokas kumppani.

*











 Palkkauskulut: esim. Hankkeen palkattavan henkilöstön palkka- ja sosiaalikulut. Kustannukset ovat tukikelpoisia tuntikirjanpidon mukaisesti tai muulla vastaavalla tavalla suoraan hankkeen kustannukseksi kohdistettuna. Tukea voidaan maksaa ja näin kustannukseksi lukea vain se osuus, joka vastaa vastaavasta tehtävästä alueella kunta-alalla maksettavaa palkkaa. Ks. kunta-alan palkkauksesta Kunnallisen työmarkkinalaitoksen sivuilta. Hankkeessa osa-aikaisesti työskentelevän hanketta hallinnoivan organisaation työntekijän työn kustannusperusteena käytettään normaalia kuukausipalkkaa sivukuluineen (sisältää lomarahan ja loma-ajan palkkakustannukset) ja tämän kuukausipalkan perusteella laskettua työtunnin hintaa. Palkkakustannus ei kuitenkaan saa ylittää sitä määrää, joka vastaavasta tehtävästä kunta-alalla maksettaisiin. Kustannus kohdistetaan hankkeelle tuntikirjanpidon mukaan. Tämän vuoksi hankkeessa työskentelevien osa-aikaisten henkilöiden on syytä pitää työpäiväkirjaa hankkeelle tehdystä työstä.
*

 Ostopalvelut ja palkkiot: esim. Ulkopuolisten asiantuntijoiden palkka- ja sosiaalikulut, konsulttipalkkiot. Muista kilpailutus ja tarjouspyynnöt.
*


 Vuokrat: esim. työtilojen, kokous- ja koulutuspaikkojen vuokrat. Vuokraleasingkustannukset ovat hyväksyttäviä kustannuksia, sen sijaan ostoleasingkustannukset eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia. Vuokratasona pidetään paikkakunnan tavanomaista tasoa.
* Kokouspalkkiot: esim. Ohjausryhmän kokouksista maksetut palkkiot.
*

 Kotimaan matkakulut: esim. Matka- ja majoituskulut sekä päivärahat valtion matkustussäännön mukaisesti.
*

 Ulkomaan matkakulut: esim. Matka- ja majoituskulut sekä päivärahat hankkeeseen kohdistuvista ulkomaan matkoista.
*


 Muut kustannukset: vain se osuus hakijan toiminnan kustannuksista, joka tosiasiallisesti aiheutuu hankkeen toteuttamisesta. Posti- ja puhelinkulut, toimistotarvikkeet ja sähkö- sekä vesikulut. Kokousten vähäiset kahvi- ym. kulut.
*



 Talkootyö: talkootyön määrän tulee olla yhtä suuri kustannus- ja rahoituspuolella. Talkootyön määrälle ei yleishyödyllisissä kehittämishankkeissa ole rajoitusta. Yleishyödyllisissä investointihankkeissa talkootyön määrä voi maksimissaan olla 75 % yksityisestä rahoitusosuudesta.
*

 Hankkeen tulot (vähennetään kustannuksista): hankkeen tuloja ovat esim. hankkeen varoilla aikaansaatujen tulosten ym. myyntitulot, jotka eivät ole yksityisrahoitusosuutta.


Rahoitussuunnitelma

*



 Hankkeen julkinen tuki (EU- ja valtion rahoitus sekä kuntarahoitus) maksetaan syntyneiden kulujen perusteella jälkikäteen, joten hankkeen toteutuksen aikainen rahoitus tulee olla järjestetty. Hankkeen alkamisesta ensimmäisen maksatuksen saamiseen voi mennä jopa vuosi, koska maksatusta haetaan yleensä puolen vuoden jaksoissa.
*






 Rahoitussuunnitelmaa tehtäessä on muistettava yksityisen ja julkisen rahan suhteen merkitys. Jos yksityisrahoitusosuutta vaaditaan hankkeessa esim. 10 %, on sitä myös kerättävä hankkeen julkisen rahoitusosuuden saamiseksi vaadittavat 10 % toteutuneista kustannuksista. Mikäli yksityisrahoitusosuutta ei kerry vaadittavaa määrää, ei myöskään julkista rahoitusosuutta makseta täytenä, vaan sitä leikataan samassa suhteessa kuin yksityisrahoitusosuus on jäänyt vajaaksi. Yksityisrahoitusosuuden hankinnassa on myös huomioitava, että kunnille myönnetyissä investointihankkeissa ei hyväksytä talkootyötä.
*


 Hankkeen tuloja ei lueta hankkeen yksityisrahoitusosuudeksi, vaan hankkeen mahdolliset tulot vähennetään aina hankkeen kokonaiskustannuksista. Tästä jäljelle jääneestä kustannuksesta lasketaan tuen osuus.
*


 Julkisen rahoituksen osuudessa on myös muistettava, että kuntarahan osalta suhteet valtion ja EU rahoitukseen käyttäytyvät samalla tavoin kuin hankkeen yksityisraha. Mikäli kuntarahaa ei saada hankkeeseen tarvittavaa määrää, leikkaa se myös muun julkisen rahoituksen osuutta.


Hankkeeseen kuuluvat investoinnit
Hankkeeseen kuuluvat investoinnit (rakentaminen ja kone- tai laitehankinnat) eritellään sekä hankesuunnitelmassa että kustannusarviossa kuten myös myöhemmin maksatushakemuksessa.


Talkootyö yleishyödyllisissä investoinneissa ja kehittämishankkeissa
Talkootyö on vastikkeetta hankkeen hyväksi suoritettua sellaista pääasiallista ruumiillista työtä, joka ei vaadi erillistä ammattitaitoa ja jota perinteisesti on käytetty talkoissa. Talkootyötä hyväksytään yksityisenä rahoituksena yleishyödyllisissä investoinneissa ja kehittämishankkeissa. Siitä on kuitenkin esitettävä hankehakemuksessa erillisellä liitteellä alustava suunnitelma, josta tulee ilmetä arvio talkootyön määrästä ja sen laadusta. Talkootyö on hanketta tarkastettaessa myös valvonnan kohteena, joten sen käytössä yksityisrahaosuuden kattamiseksi kannattaa olla realistinen.

* Talkootyö on pääasiassa fyysistä työtä, jonka tekijä on oltava vähintään 15-vuotias.
* Työn arvo on 10 euroa/tunti; työkoneen käytön arvo 20 euroa/tunti
*

 Yleishyödyllisissä investointihankkeissa talkootyön osuus yksityisestä rahoituksesta voi olla enintään 75 %
*


 Yleishyödyllisissä kehittämishankkeissa ei ole talkootyölle rajausta. Talkootyö tulee kysymykseen lähinnä tilanteissa, jossa tehdään esim. maiseman kunnostustöitä ilman investointitarkoitusta
*

 Käytännössä tuen myöntävä viranomainen vahvistaa hankepäätöksessä mahdollisen talkootyön osuuden
*

 Muita luontoissuorituksia esim. lahjoitettuja tuotantopanoksia (puutavaraa ym.), ammattityötä ja asiantuntijatyötä ei hyväksytä korvaamaan talkootyötä
*

 Yksityisen rahoituksen kattaminen rahallisin suorituksin on suositeltavaa, sillä se varmistaa myös hankkeen kustannusten toteutumisen aikataulussa ja tukipäätöksen mukaisesti.

6.
 Hankkeen etenemisestä ja sen tuloksista tiedottaminen ja raportointi
      
Hankesuunnitelmaan tulee sisältyä suunnitelma hankkeen tuloksien tiedottamisesta ja raportoinnista. Suunnitelmassa on mietittävä:

* Miten hankkeen etenemisestä ja tuloksista tiedotetaan
* Mitkä ovat hankkeella saavutettavat konkreettiset tulokset
*


 Hankkeen tuloksia seurataan myös numeerisilla indikaattoritiedoilla (liitelomake, johon täytetään hanketta haettaessa arvio toteutuvista tuloksista ja maksatusten hakemisen yhteydessä toteuma)
* Miten hankkeesta raportoidaan
*


 Hankkeen vuotuista toimintakertomusta kannattaa kirjoittaa vapaamuotoisen hankesuunnitelman rakenteen mukaisesti ja täydentää sitä vuosittain toteutuneilla toimenpiteillä. Samalla syntyy hyvä pohja hankkeen loppuraporttia varten.
*

 Hankesuunnitelmassa tulisi olla myös lyhyt kuvaus jatkotoimenpiteistä hankkeen päätyttyä, eli miten toiminta jatkuu kun hankerahoitus on päättynyt
*

 Hankkeen tulosten ja tuotteiden osalta on hyvä selvittää kenen omistukseen ja hallintaan ne jäävät hankkeen loputtua ja miten niitä aiotaan hyödyntää
* Miten saatuja tietoja, taitoja ja kokemuksia hyödynnetään hankkeen päätyttyä
* Mitä pysyvää hyötyä hankkeesta jää
* Miten ja missä muodossa toiminta jatkuu projektin päätyttyä